عندما تحتاج إلى التواصل مع زملاءك في العمل، أو المتعاملين، أو أحد الشركاء الخارجيين، فإنك قد تتردد بشأن الطريقة الأمثل لإتمام هذا التوصل.
هل أدعوهم إلى اجتماع حضوري وجهاً لوجه؟ أو اجتماع عن طريق الفيديو؟ أو اجتماع صوتي من خلال الهاتف؟ أم أكتفي برسائل البريد الإلكتروني والرسائل النصية.
ربما تساعدك الإمكانات اللوجستية على اتخاذ هذا القرار، فلو كان الأطراف بعيدين جغرافياً عن بعضهم البعض فالأفضل عدم الحضور، كذلك الأمر عند الامتثال لبعض الإجراءات الوقائية بخصوص جائحة كورونا الأخيرة.
لو أخذنا الأمر إلى مرحلة أكثر مهنية، وأردنا الاعتماد في اتخاذ قرارنا هذا على دراسات موضوعية، فالأمر متاح ويمكن النظر إلى دراسات عديدة أنجزت في هذا المجال.
من هذه الدراسات ما قام به مجموعة من الباحثين من جامعة نورث ويسترن وكلية إنسياد لإدارة الأعمال، حيث حللوا بعدياً مجموعة كبيرة من الأبحاث والدراسات السابقة التي تناولت هذا الموضوع وصنّفوا النتائج التي حصول عليها والتي يمكن وصفها بأنها مثيرة.
إذا كان الأشخاص المعنيين لا يعرفون بعضهم بعضاً، فإن الطريقة الأمثل هي الاجتماع حضورياً أو من خلال تقنية الفيديو، سيساعد ذلك التواصل المباشر على بناء الثقة بين الأطراف والتعرف فيما بينهم، كما وجد أن ذلك يساعد على اتخاذ قرارات أكثر حكمة والوصول إلى نتائج أفضل.
إذا كان الأطراف يعرفون بعضهم وتربطهم علاقات قوية وتفاهم إيجابي، فقد وجدت الدراسات أن طريقة التواصل أو القناة المستخدمة ليس لها تأثير على النتائج المحققة.
أما إذا كان الأشخاص يعرفون بعضهم ولكن بينهم سوء تفاهم أو تجارب سلبية سابقة، فينصح أن يتم التواصل بشكل غير مباشر كاستخدام البريد الإلكتروني أو عن طريق طرف ثالث، لأن التواصل المباشر سيفاقم الحساسيات الموجودة وسيؤثر سلباً على نتائج الاجتماع.
ربما أصبح لديك الآن مرجعاً لتقول: لا أعتقد أنه يجب أن أطل بوجهي في هذا الاجتماع.
اترك تعليقا