تُستخدم هذه الخرائط لتحديد الأشخاص المؤثرين داخل المؤسسة، والتأثير هنا مختلف عن الدرجة الوظيفية أو المنصب، حيث أن الخريطة تختلف من مشروع إلى آخر ويتم رسمها بناءً على الهدف الموضوع لها، فخريطة السلطة لخدمة المتعاملين تختلف عن خريطة السلطة لعملية التدقيق الداخلي، إن المؤثرين في الأولى يختلفون كأشخاص عن الثانية ويتفاوتون بدرجة تأثيرهم، ويمكن أن نجد نفس الشخص في أكثر من خريطة ولكن بدرجات تأثير متفاوتة.
لرسم خريطة السلطة يتم اتباع الخطوات التالية:
- تحديد عنوان الخريطة التي سترسمها والموظفين المشاركين معك في إنجازها، يمكن أن ترسم الخريطة لوحدك أو من خلال تمرين جماعي يضم أعضاء الفريق، وعنوان الخريطة عادةً ما يكون عملية من العمليات القائمة في المؤسسة أو مشروع جديد.
- إنشاء قائمة بأسماء جميع الأشخاص الذين ستتضمنهم الخريطة، ويتم ذلك اعتماداً على خبرتك ومعرفتك بالهيكل التنظيمي وتوزيع المهام والمسؤوليات.
- كتابة كل اسم داخل القائمة في خانة واحدة مع الحرص على ترك مسافات بين الخانات المرسومة، ويمكن أن يتم رسم الخريطة على ورق عادي أو من خلال جهاز الحاسوب.
- تمثيل علاقات كل موظف مع باقي الموظفين الموجودة اسماؤهم على الخريطة من خلال استخدام خيارين إما أن يكون “مؤثراً” أو “متأثراً”، وفي حالة كان مؤثراً على موظف معين يتم رسم سهم يتجه من الموظف المؤثر إلى الموظف المتأثر. لا يجوز رسم سهم ذو اتجاهين وإنما لا بد من تغليب صفة من الصفتين من خلال استخدام خبرتك ومعلوماتك عن المؤسسة والأشخاص.
- إحصاء عدد حالات التأثير والتأثر لكلّ موظف على الخريطة وكتابتها بجانب اسمه.
- تحديد الموظف الأكثر تأثيراً حيث يكون هو المؤثر الرئيسي في موضوع الخريطة المرسومة، وعادةً ما يتّم إعطاء أولوية للمؤثرين الرئيسين بالتواصل والحصول على تغذية راجعة.
- هناك عدة فوائد لخرائط السلطة حيث أنها تساعد على تحديد الأشخاص المقررين لمشروعك، فيمكنك أن تزيد من فرص موافقتهم أو دعمهم من خلال النظر إلى الأشخاص الآخرين على الخريطة الذين يؤثرون على المقررين واتخاذ الخطوات المناسبة للتعامل معهم.
يمكن استعمال الخرائط بشكل متقدم من خلال وضع أوزان على الأسهم بين الموظفين تمثل قوة التأثير أو التأثر، وينتج عن هذا خرائط أكثر دقة ولكنها في نفس الوقت على درجة عالية من التعقيد حيث يتم تجنب هذا التعقيد بتضمين الخريطة عدداً محدوداً من الأسماء لا يزيد على عشرين والتركيز على علاقات التاثير القوية وإهمال الضعيفة منها. ويمكن أن يتم استخدام خرائط السلطة في إطار مختلف مثلاً إذا ما أردنا أن ندرس عوامل التأثير بين عدد من العناصر التي تحيط بمشكلة معينة.
تجدر الإشارة أخيراً إلى أن خرائط السلطة عادةً ما تكون وثيقة حساسة ويجب التعامل معها بخصوصية وحرص حيث أن مشاركتها مع الموظفين غير المناسبين يمكن أن تسبب آثاراً سلبية.